Po Maksu Veberu u osnovi svake birokratije je visokorazvijena društvena podela rada. Stoga su osnovne pretpostavke za njen razvoj: porast opštih javnih poslova, izvestan razvoj novčane privrede kao uslova za dobijanje stalnih prihoda, kvantitavni razvitak upravnih zadataka, rastuće potrebe za javnim redom i razvoj saobraćaja.
Birokratiju karakterišu: visok stepen podele rada, racionalizacija poslova, administracija zasnovana na formalnim pravilima, specijalizacija, ekspertsko znanje. Svaki član birokratskog sistema ima svoj utvrđeni položaj i određena prava i obaveze. Poslovi se obavljaju na osnovu bezličnih pisanih dokumenata, bez ličnih strasti, ljubavi ili mržnje, potpuno nezavisno od subjekta. Birokratija konstituiše svoj poseban interes nasuprot društvenom, zatvara se, odvaja od javnosti i teži tajnosti. Moć birokratiji daju hijerarhija autoriteta, podela rada, pisana pravila, pisana komunikacija i bezličnost.
Birokratsku vlast konstituišu tri elementa: redovne delatnosti koje obavlja određena birokratska struktura, funkcija komandovanja i planska selekcija birokratskih kadrova sa određenim kvalifikacijama.
Veber smatra da je birokratija najracionalniji i najsavršeniji oblik organizacije vlasti i upravljanja društvenim poslovima. Njene prednosti su pre svega: tačnost, preciznost u obavljanju poverenih poslova, objektivnost u vršenju zadataka, nivelacija klasnih razlika i demokratizacija javnog života. "Ukoliko princip slobodnog tržišta nije u isti mah ograničen, piše Veber, dosledno sprovođena birokratska vladavina znači univerzalnu vladavinu klasnog položaja." Istovremeno ukazuje i na povezanost birokratizacije i porasta javnih izdataka.
Maks Veber birokratiji pripisuje sposobnost trajnog samoobnavljanja strukture moći, koja ne zavisi mnogo od tipa režima i karaktera političkih aktera. Trajnost birokratije se zasniva na njenoj tehničkoj nadmoćnosti, racionalnosti njene organizacije, stručnosti i virtuoznosti u obavljanju poslova, zavisnosti materijalne sudbine od funkcionisanja birokratske mašine. S druge strane posedovanje sredstava upravljanja postaje zamena za posedovanje sredstava za proizvodnju, kao osnove političke moći. Birokratija postaje svemoćna, čak su i apsolutni monarsi nemoćni pred njenom stručnošću i sposobnostima.
"Kad je jednom uspostavljena, piše Veber, birokratija spada u društvene strukture koje je najteže razoriti. Birokratizacija je ono specifično sredstvo pomoću koga se zajedničko delanje prevodi u racionalno uređeno društveno delanje. Kao instrument podruštvljavanja odnosa vlasti, birokratija je oduvek bila i ostaje prvorazredno sredstvo moći u rukama onoga koji raspolaže birokratskim aparatom. Jer pod istim ostalim uslovima, plansko uređeno i vođeno društveno delanje je nadmoćnije od svakog masovnog ili zajedničkog delanja koje mu se suprostavlja. Onde gde je birokratizacija uprave jednom potpuno sprovedena, stvoren je jedan nov oblik odnosa vlasti, koji je praktično nesalomljiv."
Procesi birokratizacije su konstantni a "ideja o mogućnosti odstranjenja ove organizacije postaje sve više utopistička". Iako ceni tehničke prednosti birokratske organizacije Maks Veber u birokratizaciji vidi pesimističku crtu civilizacije. Proces sveopšte birokratizacije i racionalizacije je celu privredu a potom i ceo život sveo na racionalnu računicu. Pomoću nje "svaki radnik se pretvara u jedan točkić ove mašine i sve intimno priprema da se tako i oseća", tako "da se samo pita može li od tog malog točkića postati malo veći". Uniformne i racionalne procedure birokratske prakse sprečavaju spontanost, kreativnost i individualnu inicijativu. Impersonalnost službenog ponašanja stvara "specijaliste bez duha". Zato Veber postavlja pitanje šta će iz toga proisteći. "Mi rado priznajemo da se na čelu našeg upravnog aparata nalaze časni daroviti ljudi, piše Veber, i da uprkos svim izuzecima ti ljudi imaju izgleda da se uzdignu u činovničkoj hijerarhiji, upravo kao što i univerziteti (uprkos svim izuzecima) pružaju mogućnost za selekciju darovitih. Ali ma koliko bila strašna pomisao da bi svet jednom mogao biti naseljen samo profesorima - morali bismo pobeći na pusto ostrvo kada bi se tako što dogodilo - još strašnija je pomisao da svet treba da bude naseljen samo onim malim točkićima koji se grčevito drže svog malog društvenog položaja i teže da se domognu što većeg... Ova strašna želja za birokratijom navodi čoveka na očajanje." Taj pravac razvoja zarobljava i ograničava čak i intimni svet čoveka. Zato ljudi postaju nervozni i preplašeni i čim "taj poredak za trenutak popusti" i "bespomoćni kad se iščupaju iz potpune prilagođenosti tom poretku". Veber mračno zaključuje "da u svetu već preovlađuje takav tip ljudi - to je pravac u kome se već krećemo. Ali glavno pitanje nije u tome kako možemo pomoći i ubrzati taj razvitak, već šta možemo suprostaviti toj mašini da bismo spasli ostatak čovečanstva od ovog rasparčavanja ljudske duše, od ove apsolutne prevlasti birokratskih životnih ideala." U ovom mračnom, pesimističkom stavu sadržan je i sav humanizam, ali i bespomoćnost oštrog analitičara Maksa Vebera.
